Partie 1 : Réaliser sa première évaluation EcoVadis dans les meilleures conditions
C’est votre première expérience EcoVadis ? Vous ne savez pas par où commencer ? Voici une stratégie toute prête pour vous :
1. De quoi partez-vous : listez tout ce que vous faites en termes de RSE, et toutes les preuves dont vous disposez pour le prouver.
La première étape consiste à réaliser un état des lieux de vos actions et initiatives en matière de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE). Dressez une liste exhaustive de toutes les actions que vous avez entreprises dans ce domaine. Cela inclut les politiques environnementales, les initiatives sociales, les pratiques de gouvernance, et toute autre activité liée à la durabilité. Assurez-vous de rassembler toutes les preuves tangibles de ces actions, comme les certifications, les rapports, les audits, et tout autre document pertinent. Cette phase de collecte d’informations est cruciale pour établir une base solide sur laquelle vous pourrez construire votre dossier d’évaluation.
2. Listez maintenant tous les enjeux qui sont à la fois importants et challengeant pour vous : où faut-il vous améliorer ?
Après avoir établi ce que vous faites déjà, il est essentiel d’identifier les domaines où vous devez encore progresser. Faites une liste des enjeux RSE qui sont non seulement importants pour votre entreprise, mais aussi ceux qui représentent des défis significatifs. Cette analyse vous permettra de prioriser vos efforts et de concentrer vos ressources sur les aspects les plus critiques de votre stratégie RSE. Utilisez une matrice de matérialité pour visualiser et prioriser ces enjeux en fonction de leur importance pour vos parties prenantes et leur impact sur votre entreprise.
3. Détaillez un plan d’actions RSE, avec une temporalité, des acteurs assignés, et n’oubliez pas les documents associés.
Sur la base des enjeux identifiés, élaborez un plan d’actions RSE détaillé. Ce plan doit inclure des objectifs clairs, des actions spécifiques à entreprendre, une temporalité précise, et des acteurs assignés à chaque tâche. Assurez-vous que chaque action est soutenue par des documents et des preuves appropriées qui pourront être soumis lors de l’évaluation EcoVadis. Un plan bien structuré non seulement guide vos efforts, mais démontre également à l’auditeur que vous avez une approche systématique et bien organisée de la RSE.
4. Collectez les données pour la formalisation des rapports de vos actions.
La collecte de données est une étape essentielle pour formaliser les rapports de vos actions. Assurez-vous de suivre de manière rigoureuse toutes les initiatives RSE et de documenter les progrès réalisés. Les données doivent être précises, complètes, et facilement vérifiables. Elles serviront à créer des rapports détaillés qui montreront de manière transparente vos efforts et vos réalisations en matière de RSE. Ces rapports seront cruciaux pour l’évaluation EcoVadis, car ils fourniront des preuves concrètes de votre engagement et de votre performance en matière de durabilité.
Partie 2 : Pour une réévaluation EcoVadis encore plus efficace en année 2
Vous avez déjà obtenu une note EcoVadis mais vous souhaitez l’améliorer en même temps que votre stratégie ? Ce plan est pour vous :
1. Déterminer ses enjeux de matérialité en interrogeant les parties prenantes internes et externes
La première étape pour améliorer votre notation EcoVadis est de déterminer vos enjeux de matérialité. Pour ce faire, engagez vos parties prenantes internes (employés, dirigeants) et externes (clients, fournisseurs, ONG, etc.). Menez des enquêtes, des entretiens ou des ateliers pour recueillir leurs opinions et attentes concernant vos pratiques RSE. Cette démarche vous permettra d’identifier les enjeux les plus pertinents et de hiérarchiser vos actions en fonction de leur importance et de leur impact.
2. Analyser les résultats de l’année précédente
Passez en revue les résultats de votre évaluation EcoVadis précédente. Identifiez les domaines où vous avez obtenu de bonnes notes et ceux où des améliorations sont nécessaires. Cette analyse vous fournira une base solide pour comprendre où vous devez concentrer vos efforts et quelles actions ont déjà porté leurs fruits. Examinez également les commentaires et les recommandations de l’évaluateur pour avoir une idée précise des attentes et des critères de notation.
3. Cibler les pistes d’amélioration pilier par pilier et partie par partie
Une fois que vous avez une vision claire de vos performances passées, ciblez les pistes d’amélioration pour chaque pilier de l’évaluation EcoVadis : Environnement, Social, Éthique, et Achats Responsables. Décomposez ces piliers en sous-parties et identifiez les actions spécifiques que vous pouvez entreprendre pour chaque aspect. Par exemple, pour le pilier Environnement, cela pourrait inclure des initiatives de réduction des émissions de CO2 ou d’amélioration de l’efficacité énergétique.
4. Repérer les documents manquants
Lors de l’analyse de votre précédente évaluation, notez les documents et preuves qui manquaient ou qui étaient insuffisants. Identifiez les types de documents supplémentaires qui pourraient renforcer vos réponses. Cela pourrait inclure des certifications, des rapports d’audit, des politiques internes, des preuves de formation des employés, etc. Avoir une documentation complète et bien organisée est essentiel pour une évaluation réussie.
5. Etablir un plan d’actions
Sur la base des pistes d’amélioration identifiées, établissez un plan d’actions détaillé. Ce plan doit inclure des objectifs précis, des actions à entreprendre, des responsables désignés, et un calendrier de mise en œuvre. Chaque action doit être accompagnée des documents requis pour prouver vos initiatives et vos progrès. Assurez-vous que votre plan est réaliste et qu’il permet un suivi et une évaluation régulière des avancées.
6. Formaliser les documents et compléter ceux qui existent déjà
Formalisez tous les documents nécessaires et complétez ceux qui existent déjà. Assurez-vous que chaque document est à jour, clairement identifié, et inclut tous les éléments de preuve nécessaires. Les documents doivent être présentés de manière claire et professionnelle, avec des explications détaillées si nécessaire. Cette formalisation est cruciale pour garantir que vos actions RSE sont bien documentées et compréhensibles pour les évaluateurs EcoVadis.
Partie 3 : Optimiser au maximum son score d’évaluation EcoVadis
Vous avez déjà une notation EcoVadis qui témoigne de votre maturité RSE, mais vous souhaitez aller plus loin dans la démarche et faire partie des entreprises les plus avancées ? N’attendez plus :
1. Reprenez les détails du score EcoVadis pour analyser les zones qui nécessitent de s’améliorer
Pour optimiser votre notation EcoVadis, commencez par examiner en détail votre score actuel. Analysez chaque pilier et identifiez les zones spécifiques où vous pouvez encore vous améliorer. Cette analyse minutieuse vous permettra de cibler précisément les domaines qui nécessitent des actions supplémentaires et de déterminer les critères exacts où vous pouvez gagner des points supplémentaires.
2. Listez les documents et actions manquantes
Établissez une liste complète des documents et des actions qui manquent ou qui pourraient être renforcés. Identifiez les lacunes dans votre documentation actuelle et les initiatives RSE qui pourraient être mieux documentées. Cela inclut non seulement les rapports et les certifications, mais aussi les preuves de mise en œuvre et d’impact de vos actions RSE.
3. Etablissez une liste d’objectifs pour répondre à ces manques
Une fois que vous avez identifié les lacunes, définissez des objectifs clairs pour y remédier. Ces objectifs doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporellement définis (SMART). Par exemple, vous pourriez viser à obtenir une nouvelle certification environnementale, améliorer vos politiques de diversité et d’inclusion, ou renforcer vos pratiques d’approvisionnement responsable.
4. Assignez des personnes pour prendre les sujets
Déléguez des responsabilités spécifiques à des membres de votre équipe pour chaque objectif identifié. Assurez-vous que chaque tâche est clairement attribuée à une personne ou à un groupe et que ces personnes comprennent bien leurs responsabilités. Une répartition claire des rôles garantit que chaque aspect de votre stratégie d’optimisation est pris en charge de manière efficace et coordonnée.
5. Mettez à jour les documents existants et consolidez votre reporting
Actualisez tous vos documents existants pour refléter les progrès réalisés et les nouvelles initiatives. Consolidez votre reporting en veillant à ce que toutes les données soient précises, complètes et à jour. Un reporting robuste et bien structuré est essentiel pour démontrer vos progrès continus et votre engagement envers les pratiques RSE avancées.
6. Allez plus loin que le spectre EcoVadis
Ne vous limitez pas aux critères spécifiques d’EcoVadis. Cherchez à intégrer des pratiques RSE innovantes et à adopter des standards de durabilité encore plus élevés. Cela peut inclure des initiatives comme la réduction proactive des émissions de gaz à effet de serre au-delà des exigences réglementaires, l’adoption de technologies vertes, ou la promotion de la transparence et de l’éthique dans toute votre chaîne d’approvisionnement.
Obtenir l’aide d’un expert : Pour optimiser encore davantage votre notation, envisagez de faire appel à un cabinet de conseil comme le nôtre, spécialisé dans l’évaluation EcoVadis.
Entreprises engagées, reconnu comme l’un des premiers partenaires EcoVadis en France, est un cabinet de conseil spécialisé dans l’accompagnement autant des grandes entreprises que des PME et des ETI qui aspirent à être évaluées. Si vous désirez obtenir davantage d’informations sur notre offre d’accompagnement, n’hésitez pas à nous contacter ici.
