L’évaluation EcoVadis n’est pas qu’un questionnaire à compléter : c’est un véritable révélateur de la maturité RSE de votre entreprise.
Qu’il s’agisse d’une première évaluation ou d’une réévaluation, obtenir une bonne notation EcoVadis nécessite méthode et préparation. Quels documents fournir ? Comment structurer son plan d’action RSE ? Comment transformer ses initiatives en preuves solides pour améliorer son score EcoVadis ?
Réussir son évaluation repose sur une approche claire : réaliser un état des lieux rigoureux, identifier ses enjeux prioritaires, formaliser un plan d’action et consolider un reporting structuré.
Voici un plan d’action complet pour aborder votre évaluation EcoVadis avec stratégie et efficacité.
Première évaluation EcoVadis : les étapes clés pour réussir
Se lancer dans une première évaluation EcoVadis peut sembler complexe. Pourtant, la réussite repose sur une logique simple : structurer ce que vous faites déjà, identifier vos priorités et formaliser vos preuves.
L’objectif n’est pas de tout réinventer, mais d’organiser méthodiquement vos actions RSE afin de répondre de manière claire et documentée aux exigences de la notation EcoVadis.
Voici les étapes essentielles pour construire un dossier solide et cohérent.
Réaliser un état des lieux RSE et rassembler les preuves
La première étape consiste à réaliser un état des lieux de vos actions et initiatives en matière de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE). Dressez une liste exhaustive de toutes les actions que vous avez entreprises dans ce domaine. Cela inclut les politiques environnementales, les initiatives sociales, les pratiques de gouvernance, et toute autre activité liée à la durabilité. Assurez-vous de rassembler toutes les preuves tangibles de ces actions, comme les certifications, les rapports, les audits, et tout autre document pertinent. Cette phase de collecte d’informations est cruciale pour établir une base solide sur laquelle vous pourrez construire votre dossier d’évaluation.
Identifier vos enjeux prioritaires grâce à la matérialité
Après avoir établi ce que vous faites déjà, il est essentiel d’identifier les domaines où vous devez encore progresser. Faites une liste des enjeux RSE qui sont non seulement importants pour votre entreprise, mais aussi ceux qui représentent des défis significatifs. Cette analyse vous permettra de prioriser vos efforts et de concentrer vos ressources sur les aspects les plus critiques de votre stratégie RSE. Utilisez une matrice de matérialité pour visualiser et prioriser ces enjeux en fonction de leur importance pour vos parties prenantes et leur impact sur votre entreprise.
Élaborer un plan d’action structuré et documenté
Sur la base des enjeux identifiés, élaborez un plan d’action RSE détaillé. Ce plan doit inclure des objectifs clairs, des actions spécifiques à entreprendre, une temporalité précise, et des acteurs assignés à chaque tâche. Assurez-vous que chaque action est soutenue par des documents et des preuves appropriés qui pourront être soumis lors de l’évaluation EcoVadis.
Un plan bien structuré non seulement guide vos efforts, mais démontre également à l’auditeur que vous avez une approche systématique et bien organisée de la RSE.
Collecter et formaliser les données de reporting
La collecte de données est une étape essentielle pour formaliser les rapports de vos actions. Assurez-vous de suivre de manière rigoureuse toutes les initiatives RSE et de documenter les progrès réalisés. Les données doivent être précises, complètes et facilement vérifiables. Elles serviront à créer des rapports détaillés qui montreront de manière transparente vos efforts et vos réalisations en matière de RSE. Ces rapports seront cruciaux pour l’évaluation EcoVadis, car ils fourniront des preuves concrètes de votre engagement et de votre performance en matière de durabilité.
Réévaluation EcoVadis : comment améliorer sa note en année 2
Vous avez déjà obtenu une note EcoVadis mais vous souhaitez l’améliorer en même temps que votre stratégie ? Ce plan est pour vous :
Déterminer les enjeux de matérialité avec vos parties prenantes
La première étape pour améliorer votre notation EcoVadis est de déterminer vos enjeux de matérialité. Pour ce faire, engagez vos parties prenantes internes (employés, dirigeants) et externes (clients, fournisseurs, ONG, etc.) Menez des enquêtes, des entretiens ou des ateliers pour recueillir leurs opinions et attentes concernant vos pratiques RSE. Cette démarche vous permettra d’identifier les enjeux les plus pertinents et de hiérarchiser vos actions en fonction de leur importance et de leur impact.
Pour en savoir plus, lire notre article : Comment augmenter votre score EcoVadis ?
Analyser les résultats de l’année précédente
Passez en revue les résultats de votre évaluation EcoVadis précédente. Identifiez les domaines où vous avez obtenu de bonnes notes et ceux où des améliorations sont nécessaires. Cette analyse vous fournira une base solide pour comprendre où vous devez concentrer vos efforts et quelles actions ont déjà porté leurs fruits. Examinez également les commentaires et les recommandations de l’évaluateur pour avoir une idée précise des attentes et des critères de notation.
Identifier les pistes d’amélioration pilier par pilier
Une fois que vous avez une vision claire de vos performances passées, ciblez les pistes d’amélioration pour chaque pilier de l’évaluation EcoVadis : Environnement, Social, Éthique et Achats Responsables. Décomposez ces piliers en sous-parties et identifiez les actions spécifiques que vous pouvez entreprendre pour chaque aspect. Par exemple, pour le pilier Environnement EcoVadis, cela pourrait inclure des initiatives de réduction des émissions de CO2 ou d’amélioration de l’efficacité énergétique.
Lire notre article sur les piliers EcoVadis : Les 21 critères RSE EcoVadis : comprendre les indicateurs, les niveaux d’évaluation et les attendus clés
Repérer les documents manquants
Lors de l’analyse de votre précédente évaluation EcoVadis, notez les documents et preuves qui manquaient ou qui étaient insuffisants. Identifiez les types de documents supplémentaires qui pourraient renforcer vos réponses. Cela pourrait inclure des certifications, des rapports d’audit, des politiques internes, des preuves de formation des employés, etc. Avoir une documentation complète et bien organisée est essentiel pour une évaluation EcoVadis réussie.
Structurer un plan d’action réaliste et suivi
Sur la base des pistes d’amélioration identifiées, établissez un « plan d’action EcoVadis » détaillé. Ce plan doit inclure des objectifs précis, des actions à entreprendre, des responsables désignés et un calendrier de mise en œuvre. Chaque action doit être accompagnée des documents requis pour prouver vos initiatives et vos progrès. Assurez-vous que votre plan est réaliste et qu’il permet un suivi et une évaluation régulière des avancées.
Formaliser et consolider la documentation
Formalisez tous les documents nécessaires et complétez ceux qui existent déjà. Assurez-vous que chaque document est à jour, clairement identifié et inclut tous les éléments de preuve nécessaires. Les documents doivent être présentés de manière claire et professionnelle, avec des explications détaillées si nécessaire. Cette formalisation est cruciale pour garantir que vos actions RSE sont bien documentées et compréhensibles pour les évaluateurs EcoVadis.
Optimiser son score EcoVadis : viser l’excellence RSE
Vous avez déjà une notation EcoVadis qui témoigne de votre maturité RSE, mais vous souhaitez aller plus loin dans la démarche et faire partie des entreprises les plus avancées ? N’attendez plus :
Analyser finement son score
Pour optimiser votre notation EcoVadis, commencez par examiner en détail votre score actuel. Analysez chaque pilier et identifiez les zones spécifiques où vous pouvez encore vous améliorer. Cette analyse minutieuse vous permettra de cibler précisément les domaines qui nécessitent des actions supplémentaires et de déterminer les critères exacts où vous pouvez gagner des points supplémentaires.
Combler les lacunes documentaires
Établissez une liste complète des documents et des actions qui manquent ou qui pourraient être renforcés. Identifiez les lacunes dans votre documentation actuelle et les initiatives RSE qui pourraient être mieux documentées. Cela inclut non seulement les rapports et les certifications, mais aussi les preuves de mise en œuvre et d’impact de vos actions RSE.
Fixer des objectifs SMART
Une fois que vous avez identifié les lacunes, définissez des objectifs clairs pour y remédier. Ces objectifs doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporellement définis (SMART). Par exemple, vous pourriez viser l’obtention d’une nouvelle certification environnementale, améliorer vos politiques de diversité et d’inclusion ou renforcer vos pratiques d’approvisionnement responsable.
Clarifier les responsabilités internes
Déléguez des responsabilités spécifiques à des membres de votre équipe pour chaque objectif identifié. Assurez-vous que chaque tâche est clairement attribuée à une personne ou à un groupe et que ces personnes comprennent bien leurs responsabilités. Une répartition claire des rôles garantit que chaque aspect de votre stratégie d’optimisation est pris en charge de manière efficace et coordonnée.
Consolider le reporting
Actualisez tous vos documents existants pour refléter les progrès réalisés et les nouvelles initiatives. Consolidez votre reporting en veillant à ce que toutes les données soient précises, complètes et à jour. Un reporting robuste et bien structuré est essentiel pour démontrer vos progrès continus et votre engagement envers les pratiques RSE avancées.
Aller au-delà des exigences EcoVadis
Ne vous limitez pas aux critères spécifiques d’EcoVadis. Cherchez à intégrer des pratiques RSE innovantes et à adopter des standards de durabilité encore plus élevés. Cela peut inclure des initiatives comme la réduction proactive des émissions de gaz à effet de serre au-delà des exigences réglementaires, l’adoption de technologies vertes, ou la promotion de la transparence et de l’éthique dans toute votre chaîne d’approvisionnement.
Se faire accompagner par un expert EcoVadis
Pour optimiser encore davantage votre notation, envisagez de faire appel à un cabinet de conseil RSE comme le nôtre, spécialisé dans l’évaluation EcoVadis.
Entreprises engagées, reconnu comme l’un des premiers partenaires EcoVadis en France, est un cabinet de conseil spécialisé dans l’accompagnement RSE des grandes entreprises, des PME et des ETI qui aspirent à réussir leur évaluation EcoVadis. Si vous désirez obtenir davantage d’informations sur notre offre d’accompagnement, n’hésitez pas à nous contacter ici.
